Privacyverklaring Stem en Snaren

Privacybeleid
Oratoriumvereniging Stem en Snaren (hierna SenS) verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegeven en overige toepasselijke wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring lichten wij toe met welk doel persoonsgegevens door SenS worden verzameld en verwerkt.

Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een persoon. Het zijn alle gegevens die van invloed kunnen zijn op de manier waarop individuen in het maatschappelijke verkeer worden beoordeeld of behandeld (zoals naam, adres, leeftijd, maar ook beeldmateriaal zoals foto- en videomateriaal). SenS is wettelijk verplicht zorgvuldig met de door u verstrekte persoonsgegevens om te gaan.

Van wie verwerkt SenS persoonsgegevens?
De secretaris en/of penningmeester van SenS verwerkt persoonsgegevens van personen met wie SenS direct of indirect een relatie heeft, wil krijgen of heeft gehad.

Welke persoonsgegevens verwerkt SenS?
In relatie tot het specifieke doel verwerkt SenS van haar relaties de volgende persoonsgegevens:

  • voor- en achternaam
  • adres
  • telefoonnummer(s)
  • e-mailadres(sen)
  • geboortedatum
  • stemsoort
  • datum van aanvang lidmaatschap
  • datum beëindiging van lidmaatschap
  • bankrekeningnummer
  • foto’s en video’s gemaakt tijdens concerten.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De secretaris en penningmeester van SenS zijn verantwoordelijk voor de correcte verwerking (verzamelen, structureren, wijzigen, opvragen, raadplegen, verstrekken, afschermen of wissen) van de verstrekte persoonsgegevens in Microsoft Excel. De penningmeester verwerkt bankrekeningnummers ten behoeve van financiële transacties (contributie, salaris, reiskosten etc.). Bestuursleden dienen ingeschreven te staan bij de Kamer van Koophandel. De penningmeester int bij koorleden de kosten voor de via de bibliothecaris aangeschafte partituren, een door een koorlid aangelegd bestand (‘smoelenboek’: naam en foto van koorleden) is slechts met een aan ieder koorlid verstrekt wachtwoord toegankelijk. Het wachtwoord of een print van het smoelenboek mag door koorleden niet worden verstrekt aan derden.

Waarvoor verwerkt SENS persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt van:

  • SenS-koorleden: ledenadministratie, contributie-inning, kaartverkoop, toesturen nieuwsbrief;
  • dirigent, solisten en orkestleden: uitvoering concerten, uitbetaling honoraria, reiskostenvergoedingen, afsluiten verzekeringen;
  • concertbezoekers: bestelling en afgifte concertkaarten;
  • belangstellenden: algemene informatie over lidmaatschap, concerten of daaraan gekoppelde activiteiten.

Het bankverkeer dat volgt op de bestelling van concertkaarten via de SenS website loopt via Targetpay, dat internetbankieren biedt binnen de vertrouwde omgeving van de eigen bank.

Verwerkt SENS ook bijzondere persoonsgegevens?
SenS verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.

Hoelang bewaart SenS mijn gegevens?
De gegevens van koorleden worden bewaard voor de duur van het lidmaatschap. Voor persoonsgegevens bestemd voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden die worden bewaard in een archief geldt geen bewaartermijn. SenS heeft voor de geschiedenis van het verenigingsverleden van Enkhuizen en omstreken een bijzondere betekenis. Met het oog op toekomstig historisch onderzoek bepaalt het bestuur welke informatie van waarde is om te deponeren bij het Westfries Archief in Hoorn, waar het archief van het koor reeds berust.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Het zittende bestuur van SenS heeft toegang tot de persoonsgegevens, verwerkt worden deze alleen door secretaris en penningmeester. De eigenaar van persoonsgegevens kan deze bij het secretariaat van SenS opvragen en schriftelijk verzoeken deze te wijzigen. Ze worden niet aan derden (koorleden of anderen) verstrekt, tenzij op nadrukkelijk verzoek met een legitieme reden (bijvoorbeeld aan leden van de Lief- en Leedcommissie).

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen SenS
SenS wisselt geen gegevens uit met externe partijen. SenS mag gegevens alleen voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt zijn als er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat (zoals inschrijving bij een door SenS georganiseerd evenement).

Hoe gaat SenS om met foto- en audiovisueel materiaal?
Het is ondoenlijk om van alle uitvoerenden van concerten, alle SenS-leden bij kooractiviteiten of van daarbij aanwezig publiek telkens opnieuw, persoonlijk en vooraf toestemming voor publicatie van foto’s te vragen. Het bestuur van SenS beroept zich bij het verwerken van deze categorie persoonsgegevens op de grondslag ‘noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang’. Dirigent, repetitor en orkestmusici zijn optredende professionals, van wie verwacht mag worden dat zij incalculeren dat van hun optreden in concerten, bij repetities of andere kooraangelegenheden foto’s worden gepubliceerd. Koorleden zijn aangesloten bij een vereniging waarvan de toekomstbestendigheid mede afhangt van draagvlak in de samenleving, bezoekersaantallen en daarmee de financiële spankracht van de vereniging, die hen in staat stelt hun vrijetijdsactiviteit uit te voeren. Het aanwezige publiek loopt de kans ook herkenbaar op foto’s te worden afgebeeld, maar heeft er belang bij dat SenS zich door middel van optredens of andere activiteiten als levendige vereniging blijft profileren om concerten in eigen stad te kunnen verzorgen. SenS heeft daarom een gerechtvaardigd belang fotomateriaal of audiovisueel materiaal te publiceren om de activiteiten van de vereniging via PR in media en op de website onder de aandacht te brengen.

Wijzigingen privacy beleid
SenS behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid.

Contact
Voor vragen of opmerkingen aangaande ons privacybeleid kunt u contact opnemen met de secretaris van SenS, mw. A. van Binsbergen (e-mail secretariaat: informatie@stemensnaren.nl).

Enkhuizen, 1 januari 2023

Ledenpagina